부가증명서, 한 걸음 더 세계로 나온 중국

우리나라에서 작성한 공문서를 다른 나라에 보낼 때 이를 수령한 다른 나라는 이 문서가 우리나라의 권한 있는 기관이 작성한, 사실인 문서임을 어떻게 확인할 수 있을까? 이런 문제의 해결을 위해 국가들은 협약 가입국들 사이에서 공문서의 국제적 활용을 보다 용이하게 하기 위해 외국 공관의 영사 확인 등 복잡한 인증 절차를 폐지하는 대신 공문서의 발행 국가가 이를 인증하는 내용을 골자로 하는 다자간 협약인 아포스티유, 즉 ‘외국 공문서에 대한 인증의 요구를 폐지하는 협약(取消外國公文書認證要求的公約·Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents)’을 체결했다. 본 협약에는 2023년 11월 7일 현재 124개 국가 내지 지역이 가입되어 있다.

그런데 중국은 그동안 이 협약에 가입을 하지 않아서 한국의 공문서를 중국에 제출하기 위해서는 한국의 공공기관이 발급하거나 공증을 받은 공문서를 한국의 외교부에서 확인을 받고 이렇게 확인받은 공문서에 대해 주한 중국 영사관에서 최종적으로 영사 인증을 받아야 했다. 이렇게 번거로운 절차를 거쳐야 하니 영사 인증 등에 최소한 7일 이상의 시간이 소요되었고 대행업체를 이용하는 경우에는 비용적인 부담도 적지 않았다.

그런데 2023년 3월 8일 중국이 본 협약에 가입하고 11월 7일부터 발효됨에 따라 이제는 더 이상 영사 인증이 필요하지 않고 과거의 영사 인증은 각국의 정부 기관이 발급한 아포스티유로 대체되게 되었다. 아포스티유를 중국어로는 부가증명서라고 한다. 한국에서 아포스티유는 홈페이지(https://www.apostille.go.kr/index.do)를 통해 인터넷으로도 발급 신청과 검증이 가능하다. 한편 중국에서도 31개의 지방 정부 외사 사무처에서 아포스티유의 발급 신청이 가능하고 아포스티유 발급에 대한 구체적인 절차 및 필요 사항은 중국의 영사 서비스 홈페이지(http://cs.mfa.gov.cn/) 또는 지방정부 외사 사무처의 홈페이지에서도 확인이 가능하다.

본 협약의 가입과 발효는 사소한 절차상의 문제라고도 할 수 있으나 중국이 글로벌 스탠더드를 수용하고 세계와 보조를 맞추려는 노력의 일환으로 볼 수도 있다. 중국에서의 본 협약의 발효는 비용이나 시간 측면에서 모두 한국과 중국 간의 교류 협력에 큰 편리를 가져올 것으로 기대된다.

주의할 점은, 협약에 언급되어 있는 문서는 법원 문서(court document), 행정 문서(administrative document), 공증(notarial act), 공식 인증서(official certificate)의 네 가지 분류인데 본 협약의 규정에 의하면 한 나라가 발급한 아포스티유는 공문서상의 서명의 진실성과 문서의 서명자에게 서명 당시의 일정한 신분이 필요한 경우에 문서에 찍힌 인장의 사실 여부를 증명하는 기능을 한다. 즉, 한국에서 아포스티유를 발급받았다고 해도 해당 공문서를 요청한 중국의 당국이 이 공문서를 반드시 수용한다는 것을 의미하지는 않는다. 그렇기 때문에 아포스티유를 신청할 때는 먼저 해당 공문서를 요구한 중국 당국이 필요로 하는 공문서의 양식, 내용, 유효기간, 번역본의 첨부 여부 등 해당 공문서가 구비해야 할 구체적인 사항을 꼼꼼히 잘 확인해서 서류를 준비해야 한다.